Als ondernemer weet je veel van je bedrijf. Je kent je klanten, je mensen en de cijfers. Je voelt vaak snel aan wanneer iets niet lekker loopt.

Zeker in het mkb zijn de lijnen kort. Je loopt bij elkaar binnen, drinkt samen koffie en je deur staat altijd open.

Maar hoe goed je je organisatie ook kent: je ziet niet alles.

En hoe harder je bedrijf groeit, hoe onmogelijker dat wordt.

Niet alles komt bij jou terecht

Een medewerker die al een tijdje moeite heeft met een collega. Iemand die opmerkingen van een leidinggevende vervelend vindt. Een medewerker die iets ziet gebeuren en denkt: hoort dit eigenlijk wel?

Dat zijn situaties waar je als ondernemer niet automatisch van weet.

Je kunt denken: als er iets is, hoor ik het wel. Maar mensen vertellen niet alles aan hun werkgever. Soms omdat het juist over een leidinggevende gaat. Soms omdat ze bang zijn voor de gevolgen. En soms omdat ze zelf nog niet weten wat ze met een situatie aan moeten.

Een open deur is belangrijk. Maar niet iedereen stapt er altijd doorheen.

Je bedrijf groeit. Groeit je organisatie mee?

Met vijf medewerkers weet je bijna vanzelf wat er speelt. Met vijftien wordt dat al anders. En met dertig kun je onmogelijk iedere samenwerking en onderlinge verhouding kennen.

Er ontstaan teams, leidinggevenden nemen verantwoordelijkheden over en nieuwe medewerkers staan verder van jou af.

Dat is geen verlies van grip. Dat is groei.

Maar het betekent wel dat wat vroeger vanzelf ging, nu soms georganiseerd moet worden.

Daar hoort ook de vraag bij: waar kan een medewerker terecht als hij iets niet met mij, een leidinggevende of een collega wil bespreken?

Je hoeft niet alles zelf te kunnen

Als ondernemer ben je gewend problemen op te lossen. Maar professionaliseren betekent ook accepteren dat je niet iedere rol zelf kunt vervullen.

Je hebt een accountant omdat je niet iedere fiscale regel hoeft te kennen. Je schakelt een jurist in als specialistische kennis nodig is.

Een externe vertrouwenspersoon werkt vanuit hetzelfde principe.

Medewerkers krijgen een onafhankelijke plek om iets te bespreken. Dat hoeft niet meteen over een groot incident of een officiële klacht te gaan. Soms begint het simpelweg met: “Er gebeurt iets en ik weet niet goed wat ik ervan moet vinden.”

Een vertrouwenspersoon luistert, helpt de situatie te ordenen en bespreekt welke mogelijkheden er zijn. De medewerker houdt daarbij zelf de regie.

Groei vraagt niet dat je méér weet

Misschien is dat wel een van de belangrijkste lessen van groei.

Je hoeft als ondernemer niet steeds méér zelf te weten. Je moet steeds beter organiseren wat niet allemaal meer via jou kan lopen.

Dat maakt een organisatie niet afstandelijker of ‘corporate’. Het maakt haar professioneler.

Een vertrouwenspersoon regel je daarom niet alleen voor als er iets misgaat. Je regelt het omdat je weet dat waar mensen samenwerken, ook dingen kunnen spelen die jij niet ziet.

Je hoeft niet alles te weten wat er binnen je organisatie speelt. Je moet wél zorgen dat medewerkers weten waar ze terechtkunnen als er iets speelt.

Want je weet niet wat je niet weet.