Afspraken vastleggen: duidelijkheid schept vertrouwen

Een vertrouwenspersoon opereert in een bijzonder spanningsveld: onafhankelijk, maar toch onderdeel van de organisatie. Zeker als interne vertrouwenspersoon sta je extra in de schijnwerpers. Collega’s kijken al snel met een kritisch oog: “Gaat zij of hij zorgvuldig om met mijn vertrouwelijke informatie?” of “Met wie onderhoudt de vertrouwenspersoon contact binnen de organisatie — loop ik daarmee een risico?”

Juist daarom is duidelijkheid over rol, positie en afspraken zo belangrijk. Deze rol ligt vast in een overeenkomst waarin helder wordt omschreven:

• De rol en positie van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie;
• De taken en verantwoordelijkheden, zodat verwachtingen van beide kanten duidelijk zijn;
• De waarborgen voor vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid, die het vertrouwen van medewerkers beschermen;
• De rapportagelijnen, zonder dat dit de vertrouwelijkheid van gesprekken aantast.

Naast de interne vertrouwenspersoon kiezen de meeste organisaties voor externe registervertrouwenspersoon (of meerdere). Zij brengen extra expertise in en bieden ondersteuning aan de interne vertrouwenspersoon – soms ook vertrouwelingen genoemd. Tegelijkertijd versterken zij het vertrouwen binnen de organisatie: medewerkers weten dat er altijd een onafhankelijke, externe partij beschikbaar is, terwijl de interne vertrouwenspersoon kan sparren en zich gesteund weet.